Son días raros. Cuando se nos dijo que deberíamos quedarnos en casa, empezamos a calcular las horas que nos ahorrábamos en desplazamientos, la reducción de carga de trabajo -que creo que nunca llegó-, la sensación de estar un poco de vacaciones.
No hubo tiempo para huecos vacíos: enseguida nos colmaron con actividades para hacer online y herramientas digitales para quedar con amigos. Plataformas de formación abriendo sus cursos, teatros y cines ofreciendo una cartelera nunca vista, apps de ejercicio regalando el acceso durante el confinamiento.
Llenamos tanto las agendas que nos vuelve a faltar tiempo, me temo.
De listas a matrices
Si como yo, a lo largo de tu trayectoria profesional has pasado de las listas a las matrices en viajes de ida y vuelta, conocerás el criterio de importante vs urgente de la Matriz de Eisenhower que popularizó Stephen Covey en su libro “Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva”. La matriz en cuestión, como podrás deducir, da lugar a estos 4 cuadrantes:
– muy urgente y muy importante: estos son el número 1 en la agenda. Cuando entra una de estas, se paraliza todo. Adelanta por la derecha a lo que hubiera que estuviera planeado.
Esto, no queda otra, es lo primero a lo que hay que poner foco para resolverlo.
– poco importante pero muy urgente: estos son los que más nos llenan el día a día. Incluso los que no estaban agendados, se cuelan en cualquier momento y pasan por delante de lo previsto. Pero, ay, también son los que nos dejan cierta sensación, al final del día, de “no haber hecho nada”.
Por eso, la recomendación es delegar este tipo de tareas, ver quién puede realizarlas, para poder enfocarte en lo urgente.
– poco importante y poco urgente: lo pongo porque no deja de ser un cuadrante, pero lo que está aquí, nunca sucede, seamos honestos 🙂 De hecho, deberías borrarlo. No debería existir este cuadrante.
– muy importante pero poco urgente: este es el cuadrante que siempre se repite. Lo que escribimos aquí, a menudo sigue inalterable al cabo de unos meses.Seguimos escribiéndolo, casi conscientes de que no lo haremos porque incluso cuando creamos que ese día sí, acabará entrando algo urgente que lo perpetúe. Sobretodo cuando se trata de algo personal, vinculado a propósito, a nuestro para qué. Los “porqués” pasan delante y aquello en lo que nos gustaría realmente poner el foco, se diluye.
La única manera de que suceda es programar cuándo podremos hacerlo y tener el firme propósito de hacer que así sea. Lo que pasa es que en el día a día, seguimos reprogramando. Hasta ahora.
Te propongo que hoy, por fin, lo quites de la agenda y lo pongas en acción.
Tu momento "caramelo"
Supongo que deducirás, y más después de estas tres semanas de estar en casa, que lo realmente valioso es precisamente lo de este recuadro: lo importante pero poco urgente. Ahí está lo que es importante para ti. Porque normalmente la urgencia te la marca lo externo. Pero lo importante suele tener un parte importante de ti.
Lo urgente suele venir marcado por lo externo a ti. Lo importante es lo que de verdad te resuena. Por eso este cuadrante es donde toca poner ahora el foco.
De hecho, deberíamos dedicarle cada día un rato a ese recuadro. Incluso en los días con urgencias, deberíamos agendarnos un ratito con nosotros. Deberíamos proponernos hacer, como mínimo, una de las cosas que hayamos escrito. Poner la agenda en pausa y tomarnos lo que me gusta llamar un momento “caramelo” para disfrutar de algo importante, por pequeño que sea.
Si estás teletrabajando y se te queda corto el día, tómate igualmente tu momento: para y hazlo. Un ratito. Aunque sean 5 minutos, te mereces tu momento. Hoy, más que nunca.
Puede que incluso puedas permitirte una “etapa caramelo” porque tu trabajo se ha parado o reducido: entonces tómate estos días de confinamiento como un caramelo enorme, visualiza el cuadrante +importante/-urgente de tu vida y elige por dónde vas a empezar. Y hazlo.
Hoy puedes enfocarte en lo importante, porque hay pocas cosas urgentes, si tienes la suerte de estar en tu casa. Así que se acabaron las excusas: toca poner lo importante en primer lugar.
El éxito ocurre cuando tus sueños son más grandes que tus excusas.
Márcate un plan y empieza
Todo plan tiene un objetivo y un camino para conseguirlo. Probablemente tu lista de cosas importantes sean acciones que te llevan a algún lugar. Como apuntarte a un curso que tienes visto desde hacer tiempo, para mejorar ciertas habilidades para tu trabajo; o ponerte las pilas con el inglés o empezar a hacer ejercicio.
Pero antes de empezar a hacer, piensa: ¿Dónde te llevarán esas acciones? Pregúntate por qué y para qué lo necesitas: probablemente quieras hacerlo para llegar a algún lugar en concreto, pero tal vez ese no sea el mejor camino.
Definir (o redefinir) dónde quieres que te lleven, te permitirá analizar si esto es realmente lo que te ayudará a llegar. Puede que, de tanto moverlo de una página a otra de la agenda, haya perdido sentido. Puede que necesite una repensada. Puede que el objetivo siga ahí pero el camino ya no sea ese.
Así que empieza por replantear cada elemento de la lista, preguntándote para qué quieres hacerlo.
Una vez lo tengas claro, establece un plan de acción:
– fasea el objetivo: siempre te será más fácil llegar a objetivos cercanos que marcándote un fin demasiado grande. Ver el destino te hace más fácil el camino: establecer tramos más pequeños te permitirá ir consiguiendo pequeños logros, lo que aumentará tu dopamina para buscar el siguiente hito.
– fragmenta las tareas a realizar en las unidades más pequeñas posibles: incluso dentro de cada tramo, conocer cada paso te hará pisar más firme.
– fíjate un rato para hacerlo: cuántos días a la semana, cuánto rato cada día. Si se trata de aprender algo, te recomiendo dos ratos pequeños, un poco cada día, en vez de una panzada en un solo día a la semana.
– ponte a prueba rápido: aunque te quede un rato hasta tu objetivo, pruébate antes, imagínate que ya has llegado e inténtalo. No, no te saldrá (probablemente). Pero te mostrará qué te falta y qué necesitas: te ayudará a despejar y tener más claro el camino.
Qué quieres ver cuando mires atrás
Son días complicados, en los que pasamos por diferentes emociones, donde cada uno vive su propia situación. Pero enfocarnos en nuestro círculo de ocupación, nos libera un poco el de pre-ocupación. Y centrarnos en lo importante, en nuestra proyección a futuro, nos aporta una ilusión que hace mucho más llevadero el momento y nos quita miedo al post-COVID.
Así que te animo a que lo hagas. Que aprendas aquello que tenías pendiente, que escribas ese libro, que diseñes esa colección, que te lances con ese idioma, que desarrolles el business plan de tu negocio soñado.
Lánzate a lo importante, ahora que lo urgente ya no lo es tanto. Para que cuando mires atrás veas estas semanas como las de un inicio. Y, sobretodo, como esos días en que decidiste, por fin, hacerlo.
