Nuestro día a día se ha convertido en una carrera, en un llegar antes a cada una de las metas que nos fijamos -o nos fijan-. Hablamos de ganar tiempo y nos preocupa perderlo. Como si el tiempo fuera nuestro, como si tuviéramos opción de decidir el ritmo al que avanzan las manecillas de la segundera.
La realidad es que, aunque el tiempo es finito, nuestro problema no suele estar tanto en cómo gestionamos las horas, sino en cómo lo llenamos. Si el día tenemos 24 horas y dedicamos 8 horas a dormir (deberíamos) y 8 horas a trabajar (no deberían ser más), nos quedan todavía 8 horas. Quitando quehaceres familiares (que deberían ser sin prisas), deporte (también deberíamos) y comidas (básico), por más rato que nos quiten, probablemente nos queden 4 horas. ¿Te imaginas dedicar 4 horas diarias a aprender? Aunque sean 2. Bien empleadas te dan para aprender muchísimo. Así que no, el problema no es de gestión del tiempo, sino de las prioridades.
Decidir a qué damos prioridad a la hora de llenar nuestro calendario es lo que hace que, al final, el tiempo sea también relativo. Y de ahí, por supuesto, la gestión del foco, el otro gran olvidado -pero imprescindible- cuando pretendemos sacar el máximo partido del tiempo.
Mientras nos apuntamos a cursos de lectura rápida para llegar a la famosa cifra de los 52 libros anuales, nos olvidamos de que la mejor manera de conseguirlo no es leyendo más rápido sino, simplemente, leyendo más. De igual manera que la manera de seleccionar los aprendizajes consiste, en gran medida, en definir para qué queremos aprenderlo.
Y es que el punto de partida, para mí, está en saber definir qué quieres aprender, cuánto necesitas saber y cuándo necesitas saberlo. Estos tres elementos, que en mi metodología Lean Learning se definen en el Learning Canvas, te ayudan, de verdad, a gestionar tus prioridades, tu foco y sí, también tu tiempo.
Gestión de prioridades
Entender para qué quieres aprender te ayudará a conocer la importancia que ese aprendizaje tiene para ti. ¿Cuál es la motivación que subyace en ese proceso? ¿Cuánto te importa el proceso o el resultado del mismo?
Una procrastinación excesiva, por ejemplo, no tiene por qué deberse a falta de hábitos o a ser “de los que lo dejan todo para el final”. A menudo, detrás de esa demora voluntaria (sí, la procrastinación, pese a todo, es voluntaria), está una falta de intención, una carencia de propósito.
Gestionar las prioridades es aprender a decidir qué te acerca a tu propósito. Pero también, ser muy consciente de lo que te aleja de él. Priorizar va de la mano de la renuncia. Aprender a decir No es la mayor estrategia de productividad que existe. Pero para ello, debes tener muy en cuenta a qué quieres decir que sí.
La matriz de Eisenhower, que vincula (y separa) lo importante de lo urgente, te ayudará a poner foco. Porque no es lo mismo lo uno que lo otro, aunque demasiado a menudo lo confundamos.
Vamos primero a por lo importante, que por algo es importante 🙂
La tarea o proyecto que tienes en mente ¿es importante para ti? Entonces priorízalo.
¿Es además, urgente, para ti o para alguien? Priorízalo todavía más. Ocúpate de vincular el máximo de tu tiempo a ello.
Si es importante pero menos urgente, planifícalo: apúntalo en tu agenda, resérvale un rato. No lo pongas en formato lista, para revisar más tarde. Dale el puesto que requiere, desde ya.
Inclúyelo en tu plan de aprendizaje, resérvale un espacio clave y ponte a ello desde hoy.
A partir de ahí, una vez definido lo importante, viene lo urgente. Y entender la diferencia es importante, porque solemos anteponer lo urgente a lo importante. Parece que lo urgente va a contrarreloj, mientras que lo importante puede esperar. Cuando debería ser todo lo contrario, para no caer en el sesgo de conclusión de tareas, que nos provoca satisfacción por cerrar primero las tareas más fáciles pero que en realidad nos lleva a dañar los resultados a largo plazo.
Lo urgente, en realidad, puedes delegarlo. Y deberías. Del mismo modo que aquello que es urgente y ni siquiera es importante, debería estar fuera de tu día a día.
Priorizar va de la mano de la renuncia. La mejor herramienta de productividad es el NO.
Gestión del foco
Ahora que ya tienes claras tus prioridades, necesitas gestionar tu foco. Las distracciones que nos rodean son demasiado fuertes para que permanezcamos impertérrites, aun cuando estemos trabajando en pos de nuestras motivaciones más intrínsecas. Porque aunque es cierto que estar motivado hacia la tarea puede ayudarnos a entrar en estado de fluidez (o flow), la realidad es que nuestra capacidad de concentración se ha reducido drásticamente en el último lustro, quedando reducida a unos míseros 5 segundos. Y no sólo porque el móvil u otros dispositivos nos estén interrumpiendo continuamente -que también-, sino porque nos hemos acostumbrados a tener estímulos constantes y de corta duración. Esto hace que cada 5 segundos, nuestra mente pida un distractor, un disparador de dopamina.
Necesitamos foco para poder aprender de manera deliberada: tanto cuando adquirimos conocimiento como cuando lo aplicamos. Estar en el aquí y ahora nos permite estar con la cabeza pero también con el corazón; básico, si sabemos que es la emoción la que nos ayuda a aprender y afianzar contenidos.
Puedes aumentar tu capacidad de foco con la meditación: sentarte a respirar durante 10 minutos diarios beneficia enormemente el cerebro, con importantes cambios fisiológicos en la zona de la ínsula y la corteza cingulada, las áreas del cerebro responsables del “yo” para decidir dónde quieres estar (en evasión o presente) y del paso entre lo consciente e inconsciente.
También puedes aplicar la técnica del Pomodoro, el famoso método para aumentar la productividad y foco: se trata de ciclos de 20 minutos de estudio + 5 de descanso; con un descanso más largo al final de cada vuelta. Esta técnica te ayudará a concentrarte mientras estés en un “pomodoro”. Y, por otro lado, va a ayudar, ahora sí que sí, a gestionar el tiempo.
Aprende con foco para aumentar tu productividad y efectividad.
Gestión del tiempo
Una vez tienes claras tus prioridades y sabes poner foco cuando te sientas a aprender aquello que te acerca a tus objetivos, el tercer elemento a gestionar es el tiempo. Sí, ahora ya podemos gestionar el tiempo. Pero recuerda que es el tercer elemento, en orden y en importancia.
La técnica del Pomodoro, como te decía, mezcla gestión de foco con gestión de tiempo. Pero tienes otras maneras de organizar y gestionar el tiempo.
Por un lado, definir fuentes de aprendizaje para cumplir con tu plan, te ayudará a aprovechar momentos que demasiado a menudo dedicamos a cosas que no nos llenan ni nos acercan a lo que queremos. ¿Sabes cuánto tiempo pasas consultando las redes sociales? Prueba a escuchar un podcast, leer un blog o instalarte el lector de ebook en tu móvil para, cuando tengas tentación de abrir Instagram o pasarte por Twitter. Te sorprenderá lo que eres capaz de aprender de ratito en ratito. De nuevo, no se trata de estirar el tiempo, sino de ser consciente de tus prioridades. Para evitar la tentación o no dejarlo todo a tu fuerza elige con anterioridad qué podcast escucharás de camino al trabajo, qué artículo leerás con el café de media mañana, qué documental verás antes de acostarte o qué libro leerás antes de caer rendido.
Otra manera de gestionar bien tu tiempo, que a mí me funciona muy bien, es el Time Blocking: en vez de listas de tareas o temas que aprender, sin ningún orden ni criterio, bloqueo tiempos en mi agenda para cada una de ellas. Cuando me siento, ya sé qué quiero aprender durante ese rato. Porque no es lo mismo fijar una hora para dedicarla a aprender deliberadamente, que apuntarla en una lista donde no hay límites ni momentos clave. Entre otras cosas, porque con una lista ni siquiera estás definiendo cuánto tiempo dedicarás a aprender sobre ese tema. Y si no decides ya de entrada cuánto tiempo le dedicarás, ese rato no llegará nunca.
Cambia las redes sociales por un libro: te sorprenderá lo que eres capaz de aprender a ratitos.
Recuerda: gestionar tu tiempo empieza por gestionar tus prioridades y tu foco.
Así que ahora que sabes que tu problema no es de falta de tiempo sino de falta de prioridades, ¿dónde pondrás el foco?
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